Carga desproporcionada en la EAA: qué documentar y declarar

La excepción por carga desproporcionada es una cláusula de la European Accessibility Act (Directiva (UE) 2019/882) con la que una empresa puede dejar sin aplicar un requisito de accesibilidad concreto cuando cumplirlo le costaría más de lo que puede asumir de forma razonable. Solo vale después de dejar la evaluación por escrito, conservarla y comunicarla a la autoridad. Es una excepción documentada, se pide requisito por requisito y tiene fecha de caducidad. Quien la lee como una exención general acaba con un expediente que contradice su propia declaración de accesibilidad.

Afecta a cualquier equipo de producto que venda en la UE un servicio cubierto: comercio electrónico, servicios bancarios para consumidores, libros electrónicos, comunicaciones electrónicas, reserva de transporte de pasajeros. Las obligaciones se aplican desde el 28 de junio de 2025. Dieciséis meses después, los equipos que van con retraso son los que más miran las salidas del artículo 14. Son más estrechas de lo que parecen.

¿Por qué se interpreta mal la excepción?

Tres cosas empujan hacia la lectura equivocada. El plazo ya ha pasado, así que cualquier cláusula que suene a exención llama la atención. La palabra «carga» hace pensar en una conversación de presupuesto. Y los considerandos de la directiva se leen poco, aunque el considerando 66 cierra de antemano el argumento más habitual: la falta de prioridad, de tiempo o de conocimientos no es un motivo legítimo (Directiva 2019/882, considerando 66).

«No lo habíamos planificado» y «el equipo todavía no conoce las WCAG» no sirven, por tanto. El mismo considerando añade que la excepción no debe ir más allá de lo estrictamente necesario y que cada requisito que no suponga una carga desproporcionada se aplica por completo. La excepción se pide para un requisito cada vez, nunca para el producto entero.

¿Cuáles son las cuatro salidas y cuál te corresponde?

El artículo 14 es uno de cuatro mecanismos distintos, cada uno con sus condiciones y sus papeles. Confundirlos es la forma más rápida de equivocarse en la declaración.

• Exención de las microempresas que prestan servicios (artículo 4, apartado 5). Una empresa con menos de 10 empleados y un volumen de negocios anual o un balance general que no supere los 2 millones de euros, si presta servicios, queda exenta de los requisitos de servicios. Sin evaluación y sin notificación. No cubre a las microempresas que fabrican o distribuyen productos.
• Alteración fundamental (artículo 14, apartado 1, letra a). Cumplir el requisito cambiaría la naturaleza básica del servicio. La prueba mira qué es el servicio y el coste no entra en ella. En un servicio digital es un caso raro.
• Carga desproporcionada (artículo 14, apartado 1, letra b). El coste de un requisito concreto es excesivo según los criterios del anexo VI. Evaluación, documentación, notificación y renovación: se aplica todo.
• Medidas transitorias (artículo 32). Hasta el 28 de junio de 2030, un prestador puede seguir ofreciendo sus servicios con los productos que usaba legalmente para servicios similares antes del 28 de junio de 2025. Los contratos de servicios firmados antes del 28 de junio de 2025 siguen sin cambios hasta que venzan, durante cinco años como máximo. Los Estados miembros pueden dejar en uso los terminales de autoservicio hasta el final de su vida económica útil, con un máximo de 20 años desde su puesta en servicio.

El artículo 32 es el que más se confunde con la excepción. Se refiere a los productos con los que un prestador ofrece el servicio, como los terminales y el hardware que enumera el artículo 2, apartado 1. Cualquier lectura que lo extienda a una web o a una app hay que revisarla con un abogado.

¿Qué entra en una evaluación de carga desproporcionada?

El anexo VI fija tres criterios, y los tres trabajan sobre los costes netos de cumplimiento:

1. La relación entre los costes netos de cumplimiento y los costes totales (gastos operativos y de capital) de prestar el servicio.
2. Los costes y beneficios estimados para la empresa frente al beneficio estimado para las personas con discapacidad, teniendo en cuenta cuánto y con qué frecuencia se usa el servicio.
3. La relación entre los costes netos de cumplimiento y el volumen de negocios neto de la empresa.

El anexo también dice qué costes cuentan. Costes organizativos puntuales: contratar experiencia en accesibilidad, formar al equipo, crear un proceso nuevo, redactar guías, entender la normativa. Costes continuos: diseñar las funciones de accesibilidad, probarlas, preparar la documentación (y, en los productos, fabricarlos). Ninguna partida premia haber empezado tarde.

Dos reglas hacen que la evaluación sea difícil de estirar. El artículo 14, apartado 6, impide alegar carga desproporcionada a quien recibe fondos, públicos o privados, destinados a mejorar la accesibilidad. Y con el artículo 14, apartado 7, la Comisión puede precisar los criterios mediante actos delegados: antes de apoyarte solo en el anexo, comprueba el texto vigente en EUR-Lex.

¿A quién hay que comunicarla y qué se conserva?

El artículo 14 fija tres obligaciones en paralelo.

• Documentarla. La evaluación se deja por escrito (artículo 14, apartado 3), y todos los resultados pertinentes se conservan cinco años desde la última vez que se prestó el servicio.
• Notificarla. Quien se acoge a la excepción para un servicio concreto lo comunica a la autoridad que controla los servicios en cada Estado miembro donde lo presta (artículo 14, apartado 8). Las microempresas quedan fuera de esta obligación.
• Entregarla. Si la autoridad la pide, recibe una copia de la evaluación.

Cada Estado miembro elige su autoridad y su canal. En Italia, el Decreto Legislativo 82/2022 encarga a AgID la supervisión de los servicios, y AgID ha abierto una plataforma donde los usuarios señalan incumplimientos y los operadores comunican las medidas que toman (Disabili.com). Quien vende en cinco países notifica a cinco autoridades.

¿Qué tiene que aparecer en la declaración de accesibilidad?

El artículo 13, apartado 2, y el anexo V piden a los prestadores que publiquen cómo cumple el servicio los requisitos de accesibilidad, en las condiciones generales o en un documento equivalente, por escrito y de forma oral, y en un formato accesible para las personas con discapacidad. La información incluye una descripción general del servicio, lo que un usuario necesita para entender cómo funciona y cómo se cumplen los requisitos del anexo I. Se mantiene disponible mientras el servicio esté en marcha.

La notificación de la excepción va a la autoridad; la declaración va al público. Los dos documentos tienen que decir lo mismo. Una declaración de conformidad plena, con una evaluación de carga desproporcionada sobre los subtítulos en el archivo, contradice el expediente que la autoridad puede pedir, y la contradicción se ve enseguida. El esquema más seguro indica qué requisitos se cumplen, cuáles todavía no, el motivo y la fecha de la próxima revisión. La redacción conviene revisarla con un abogado, porque cada transposición nacional añade sus propias reglas.

¿Cuándo caduca la evaluación?

Una evaluación de carga desproporcionada es la foto de un momento. El artículo 14, apartado 5, obliga a los prestadores a renovarla, para cada categoría o tipo de servicio, cuando el servicio cambia, cuando lo pide la autoridad y, en cualquier caso, al menos cada cinco años. Para un equipo de producto, la palabra que hay que vigilar es «cambia». Un rediseño, un checkout nuevo, un reproductor de vídeo nuevo: cada uno modifica el servicio y reabre la cuestión para el requisito que toca.

El incumplimiento es otra obligación. Si el servicio no cumple un requisito y ninguna excepción lo cubre, el artículo 13, apartado 4, exige medidas correctoras y un aviso inmediato a las autoridades competentes con los detalles del incumplimiento. Las sanciones las fija cada Estado. El artículo 30 pide que sean efectivas, proporcionadas y disuasorias, y que tengan en cuenta cuántas personas se ven afectadas.

¿Cómo se ve en un backlog real?

Pongamos un caso ilustrativo. Una tienda online con 60 empleados tiene un catálogo de 4.000 vídeos de producto grabados antes de 2025. Subtitular los vídeos nuevos cuesta poco, porque el editor añade los subtítulos al subirlos. Subtitular el archivo exigiría un proveedor externo. El primer borrador de la declaración dice: «Algunos contenidos están exentos por carga desproporcionada».

Esa frase no pasa ninguna de las pruebas anteriores. Una versión defendible tiene esta forma:

1. Vídeos nuevos: subtitulados al subirlos. Sin excepción.
2. Archivo: una evaluación según el anexo VI solo para el requisito de subtítulos en los vídeos archivados, con el presupuesto del proveedor, la relación con los costes operativos del servicio y con el volumen de negocios neto, y las visualizaciones del archivo (el criterio de frecuencia de uso).
3. Vídeos de las 200 fichas de producto más visitadas: subtitulados ya, porque es ahí donde las personas con discapacidad los encuentran, y una excepción es más débil donde el uso es más alto.
4. Un aviso a la autoridad de cada país donde vende la tienda, una copia archivada durante cinco años y una fecha de revisión en el calendario.
5. Una declaración que señala los vídeos del archivo como todavía sin subtítulos, con el motivo y la fecha de revisión.

La excepción pasa de «algunos contenidos» a un solo requisito sobre una parte del archivo. Es la forma que pide el considerando 66: el servicio lo más accesible posible, con una excepción no más amplia de lo estrictamente necesario.

¿Dónde entra el diseño?

Cada partida de coste del anexo VI baja cuando la accesibilidad está en el design system. El contraste se decide en los tokens, los estados de foco y las etiquetas se resuelven en los componentes, los subtítulos entran por el flujo de subida. Un equipo que la construye ahí rara vez necesita la excepción, y cuando la necesita, la evaluación cubre un rincón heredado y deja fuera el núcleo del producto. Lo hemos contado desde la construcción en diseño accesible tras la EAA y desde la auditoría en por qué un producto conforme sobre el papel suspende la auditoría.

Este artículo explica cómo funciona el texto de la directiva y no es asesoramiento jurídico. Las leyes nacionales transponen la directiva con sus propios procedimientos, formularios y sanciones: una excepción por carga desproporcionada debe revisarla un abogado que conozca los Estados miembros donde vendes.