Onere sproporzionato nell'EAA: cosa documentare e dichiarare

La deroga per onere sproporzionato è una clausola dell'European Accessibility Act (direttiva (UE) 2019/882) con cui un'azienda può non applicare uno specifico requisito di accessibilità quando rispettarlo costerebbe più di quanto possa ragionevolmente sostenere. Vale solo dopo che la valutazione è stata messa per iscritto, conservata e comunicata all'autorità. È un'eccezione documentata, si chiede requisito per requisito e ha una scadenza. Chi la legge come un esonero generale si ritrova con un fascicolo che contraddice la propria dichiarazione di accessibilità.

Riguarda ogni team di prodotto che vende nell'Unione un servizio coperto dalla direttiva: e-commerce, servizi bancari ai consumatori, e-book, comunicazioni elettroniche, prenotazione di trasporto passeggeri. Gli obblighi si applicano dal 28 giugno 2025. Sedici mesi dopo, chi è ancora indietro guarda con interesse alle uscite previste dall'articolo 14. Sono più strette di quanto sembri.

Perché la deroga viene letta male?

Tre fattori spingono verso la lettura sbagliata. La scadenza è passata, quindi ogni clausola che somiglia a un'esenzione attira attenzione. La parola «onere» fa pensare a una discussione di budget. E i considerando della direttiva si leggono poco, anche se il considerando 66 chiude in anticipo l'argomento più comune: la mancanza di priorità, di tempo o di conoscenze non è un motivo legittimo (direttiva 2019/882, considerando 66).

«Non l'avevamo pianificato» e «il team non conosce ancora le WCAG» non bastano, quindi. Lo stesso considerando aggiunge che l'eccezione non deve andare oltre lo stretto necessario e che ogni requisito che non comporta un onere sproporzionato si applica per intero. La deroga si chiede per un requisito alla volta, mai per l'intero prodotto.

Quali sono le quattro uscite, e quale vale per te?

L'articolo 14 è uno di quattro meccanismi distinti, ognuno con condizioni e documenti propri. Confonderli è il modo più rapido di sbagliare la dichiarazione.

• Esenzione per le microimprese che forniscono servizi (articolo 4, paragrafo 5). Un'impresa con meno di 10 dipendenti e un fatturato annuo o un totale di bilancio non superiore a 2 milioni di euro, se fornisce servizi, è esentata dai requisiti sui servizi. Niente valutazione, niente comunicazione. L'esenzione non copre le microimprese che fabbricano o distribuiscono prodotti.
• Alterazione fondamentale (articolo 14, paragrafo 1, lettera a). Il requisito cambierebbe la natura di base del servizio. Il test riguarda cosa è il servizio, e il costo non c'entra. Per un servizio digitale è un caso raro.
• Onere sproporzionato (articolo 14, paragrafo 1, lettera b). Il costo di uno specifico requisito è eccessivo rispetto ai criteri dell'allegato VI. Valutazione, documentazione, comunicazione e rinnovo: si applica tutto.
• Misure transitorie (articolo 32). Fino al 28 giugno 2030 un fornitore può continuare a erogare i servizi con i prodotti che usava legalmente per servizi analoghi prima del 28 giugno 2025. I contratti di servizio firmati prima del 28 giugno 2025 restano invariati fino alla scadenza, per non più di cinque anni. Gli Stati membri possono lasciare in uso i terminali self-service fino alla fine della loro vita economica, al massimo 20 anni dalla messa in servizio.

L'articolo 32 è quello che più spesso si confonde con la deroga. Riguarda i prodotti con cui un fornitore eroga il servizio, come i terminali e l'hardware elencati all'articolo 2, paragrafo 1. Qualsiasi lettura che lo estenda a un sito o a un'app va verificata con un legale.

Cosa entra in una valutazione di onere sproporzionato?

L'allegato VI fissa tre criteri, e tutti e tre lavorano sui costi netti di conformità:

1. Il rapporto tra i costi netti di conformità e i costi complessivi (spese operative e in conto capitale) di erogazione del servizio.
2. I costi e i benefici stimati per l'impresa, confrontati con il beneficio stimato per le persone con disabilità, tenendo conto di quanto e quanto spesso il servizio viene usato.
3. Il rapporto tra i costi netti di conformità e il fatturato netto dell'impresa.

L'allegato elenca anche quali costi contano. Costi organizzativi una tantum: assumere competenze di accessibilità, formare le persone, creare un nuovo processo, scrivere linee guida, capire la normativa. Costi ricorrenti: progettare le funzioni di accessibilità, testarle, produrre la documentazione (e, per i prodotti, fabbricarli). Nessuna voce premia chi ha cominciato tardi.

Due regole rendono la valutazione difficile da forzare. L'articolo 14, paragrafo 6, esclude dall'onere sproporzionato chi riceve fondi, pubblici o privati, destinati a migliorare l'accessibilità. E con l'articolo 14, paragrafo 7, la Commissione può precisare i criteri con atti delegati: prima di affidarsi al solo allegato, conviene controllare il testo aggiornato su EUR-Lex.

A chi va comunicata, e cosa si conserva?

L'articolo 14 fissa tre obblighi in parallelo.

• Documentarla. La valutazione va messa per iscritto (articolo 14, paragrafo 3), e tutti i risultati rilevanti si conservano per cinque anni dall'ultima volta in cui il servizio è stato fornito.
• Comunicarla. Chi si avvale della deroga per uno specifico servizio lo comunica all'autorità che controlla i servizi in ogni Stato membro in cui il servizio è fornito (articolo 14, paragrafo 8). Le microimprese ne sono escluse.
• Consegnarla. Su richiesta, l'autorità riceve una copia della valutazione.

Ogni Stato membro sceglie la propria autorità e il proprio canale. In Italia il decreto legislativo 82/2022 affida ad AgID la vigilanza sui servizi, e AgID ha aperto una piattaforma dove gli utenti segnalano le non conformità e gli operatori comunicano le misure adottate (Disabili.com). Chi vende in cinque paesi comunica a cinque autorità.

Cosa deve comparire nella dichiarazione di accessibilità?

L'articolo 13, paragrafo 2, e l'allegato V chiedono ai fornitori di pubblicare come il servizio soddisfa i requisiti di accessibilità, nelle condizioni generali o in un documento equivalente, in forma scritta e orale, in un formato accessibile alle persone con disabilità. Le informazioni comprendono una descrizione generale del servizio, quanto serve a un utente per capire come funziona e come vengono soddisfatti i requisiti dell'allegato I. Restano disponibili per tutto il tempo in cui il servizio è attivo.

La comunicazione della deroga va all'autorità; la dichiarazione va al pubblico. I due documenti devono dire la stessa cosa. Una dichiarazione di piena conformità, mentre in archivio c'è una valutazione di onere sproporzionato sui sottotitoli, contraddice il fascicolo che l'autorità può chiedere, e la contraddizione salta all'occhio. Lo schema più sicuro indica quali requisiti sono soddisfatti, quali non ancora, il motivo e la data della prossima revisione. Le formulazioni vanno verificate con un legale, perché i recepimenti nazionali aggiungono regole proprie.

Quando scade la valutazione?

Una valutazione di onere sproporzionato fotografa un momento. L'articolo 14, paragrafo 5, obbliga i fornitori di servizi a rinnovarla, per ogni categoria o tipo di servizio, quando il servizio cambia, quando l'autorità lo chiede e comunque almeno ogni cinque anni. Per un team di prodotto la parola da tenere d'occhio è «cambia». Un redesign, un nuovo checkout, un nuovo video player: ognuno modifica il servizio, e ognuno riapre la questione per il requisito che tocca.

La non conformità è un obbligo a parte. Se il servizio non rispetta un requisito e nessuna deroga lo copre, l'articolo 13, paragrafo 4, impone misure correttive e una comunicazione immediata alle autorità competenti, con i dettagli della non conformità. Le sanzioni le fissa ogni Stato. L'articolo 30 chiede che siano effettive, proporzionate e dissuasive, e che tengano conto di quante persone sono coinvolte.

Come si presenta su un backlog reale?

Prendiamo un caso illustrativo. Un negozio online con 60 dipendenti ha un catalogo di 4.000 video di prodotto girati prima del 2025. Sottotitolare i video nuovi costa poco, perché l'editor aggiunge i sottotitoli al caricamento. Sottotitolare l'archivio richiederebbe un fornitore esterno. La prima bozza della dichiarazione dice: «Alcuni contenuti sono esenti per onere sproporzionato.»

Quella frase non supera nessuno dei test visti sopra. Una versione difendibile ha questa forma:

1. Video nuovi: sottotitolati al caricamento. Nessuna deroga.
2. Archivio: una valutazione secondo l'allegato VI per il solo requisito dei sottotitoli sui video archiviati, con il preventivo del fornitore, il rapporto con i costi operativi del servizio e con il fatturato netto, e i dati di visualizzazione dell'archivio (il criterio della frequenza d'uso).
3. Video delle 200 schede prodotto più visitate: sottotitolati subito, perché è lì che le persone con disabilità li incontrano, e una richiesta di deroga è più debole dove l'uso è più alto.
4. Una comunicazione all'autorità di ogni paese in cui il negozio vende, una copia archiviata per cinque anni, una data di revisione in calendario.
5. Una dichiarazione che indica i video d'archivio come non ancora sottotitolati, con il motivo e la data di revisione.

La deroga passa da «alcuni contenuti» a un solo requisito su una parte dell'archivio. È la forma che chiede il considerando 66: il servizio accessibile quanto possibile, con un'eccezione non più ampia dello stretto necessario.

Dove entra il design?

Ogni voce di costo dell'allegato VI scende quando l'accessibilità sta nel design system. Il contrasto si decide nei token, stati di focus ed etichette si risolvono nei componenti, i sottotitoli entrano nel flusso di caricamento. Un team che la costruisce lì ha raramente bisogno della deroga, e quando ne ha bisogno la valutazione copre un angolo legacy, non il cuore del prodotto. Ne abbiamo parlato dal lato della costruzione in design accessibile dopo l'EAA e dal lato dell'audit in perché un sito conforme sulla carta non passa l'audit.

Questo articolo spiega come funziona il testo della direttiva e non è una consulenza legale. Le leggi nazionali recepiscono la direttiva con procedure, moduli e sanzioni propri: una richiesta di deroga va rivista da un avvocato che conosca gli Stati membri in cui vendi.